Zmiany dotyczące faktur
Postępująca informatyzacja procesów przetwarzania dokumentów jest coraz szersza, szczególnie w powtarzalnych dokumentach, które powielają informacje takie jak miesięczna opłata, stały czynsz itd. Wychodząc na przeciw oczekiwaniom mieszkańców a jednocześnie dbając o ochronę środowiska Z.G.M. Piekary Śląskie, zrezygnował począwszy od 2018 roku z rozsyłania faktur i not cyklicznych dla osób prywatnych.
Do tej pory mieszkańcy otrzymywali do domów faktury zawierające informację o bieżących opłatach miesięcznych. Dane te wynikają z umów podpisanych przez posiadacza tytułu prawnego do lokalu oraz ze zmian opłat (standardu mieszkania, uchwał samorządowych, ogólnych cen), dostarczanych osobną korespondencją.
Od 2020 roku, system e-Faktur jest częścią Portalu Internetowej Obsługi Kontrahenta.
Za jego pomocą klient może przeglądać naliczenia, śledzić stan konta oraz edytować parametry dotyczące wysyłki e-Faktur.
E-Faktury
E-faktura ma postać pliku PDF, identycznego jak dokument papierowy poza pieczęcią, która nie jest wymagana w przypadku dokumentów wystawianych elektronicznie. Wysyłka dokumentu dokonywana jest za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail z adresu iok@zgm.piekary.pl w określonym momencie miesiąca.
Warunkiem koniecznym do otrzymywania e-Faktur jest aby posiadacz tytułu prawnego do lokalu złożył wniosek o konto IOK, za pomocą formularza podpisanego odręcznie. Dostarczenie formularza może odbyć się poprzez faktyczne dostarczenie go do siedziby Zakładu przy ul. Gen. Jerzego Ziętka 60 w godzinach pracy i przedłożenie w sekretariacie ZGM lub mailowo 24/7 na adres zgm@zgm.piekary.pl za pomocą poczty elektronicznej.
Zgłoszenia przetwarzane są do 14 dni od dostarczenia i będą wykorzystane przy przetwarzaniu następnej paczki faktur (pod warunkiem zachowania okresu przetworzenia zgłoszenia).
Co zyskuje lokator zasobów Z.G.M. Piekary Śląskie?
- Faktury są wysyłane regularnie w stałym momencie miesiąca i dostarczane natychmiast.
- Osoby mieszkające w zasobach ZGM, odciążane są od brania udziału w kosztach drukowania, pakowania i dostarczania papierowego dokumentu (koszt samorządowy – gminny). Faktury najczęściej były wyrzucane do kosza gdyż mieszkańcy korzystają z stałych poleceń zapłaty, posiadają dane umożliwiające logowanie w Portalu Mieszkańców (a później IOK) lub znają swoje stawki opłat.
- Możliwość „magazynowania” faktur na komputerze, poczcie lub ich widoczność w portalu IOK, ułatwia przeglądanie i likwiduje konieczność przechowywania papierowej kopii.
- Ograniczenie wycinki drzew, a przez to wsparcie ochrony środowiska, którego jesteśmy wszyscy częścią.
Co w przypadku, kiedy posiadacz tytułu prawnego do lokalu nie zgłosi adresu poczty elektronicznej?
Elektroniczne faktury są rozsyłane tylko do lokatorów za pomocą Portalu Internetowej Obsługi Kontrahenta, którzy posiadając tytuł prawny do lokalu zgłosili chęć otrzymywania dokumentów elektronicznych i podali poprawnie adres e-Mail poprzez utworzenie konta IOK. Pozostałe osoby mogą zwrócić się o wydruk duplikatu wystawionej faktury w Biurze Obsługi Mieszkańców osobiście.
Otrzymywanie faktur papierowych przez osoby prywatne NIE JEST obligatoryjne, a płacenie za koszty powstałe po stronie Z.G.M. Piekary Śląskie z tytułu comiesięcznych opłat cyklicznych wynika z podpisanej umowy. Do tej pory Piekarski Z.G.M. był wyjątkiem, gdyż zarówno spółdzielnie jak i samodzielne wspólnoty z prywatnymi zarządcami nie wysyłają comiesięcznych, cyklicznych dokumentów.
Każdorazowe zmiany opłat nadal będą rozsyłane dokumentami papierowymi, tak aby każdy lokator zasobów Z.G.M. Piekary Ślaskie był poinformowany o zmianach stawek wynikających z odgórnych ustaleń na szczeblach miasta, województw oraz całego kraju.
Kto może się starać o faktury elektroniczne?
Z oczywistych przyczyn, o fakturę elektroniczną mogą się starać lokatory, którzy fizycznie dostawali do tej pory faktury. To wyklucza:
- Właścicieli – poza opłatami za media, zbierają oni tzw. fundusze; remontowy i eksploatacyjny w ramach własnej wspólnoty. którą tworzą z innymi właścicielami. Powstałe koszty i opłaty są widoczne w Portalu IOK jednak nie są generowane nowe faktury.
- Umowa remontowa lub bezumowne korzystanie z lokalu – okres kiedy lokator otrzymuje mieszkanie do remontu, lub kiedy mieszkanie nie zostało pozytywnie ocenione przez ZGM pod względem wykonanego remontu (nie spełnia wymogów prawnych lub bezpieczeństwa). W takim przypadku kontakt następuje bezpośrednio z lokatorem.
- Lokale Socjalne – które wynikają z innych okoliczności niż najem lub remont a umowa wiąże się z tzw. odszkodowaniem. Rozwiązanie jest indywidualne.
